POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
TILANO ARANGO S.A.S.
Versión 1.0 | Fecha de aprobación y entrada en vigor declarada: 9 de noviembre de 2026
Documento institucional para publicación web. La empresa debe conservar evidencia de su aprobación formal y verificar que las prácticas descritas correspondan a su operación.
1. OBJETO
Establecer las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización y supresión de datos personales por Tilano Arango S.A.S., garantizando los derechos de sus titulares y el cumplimiento de la normativa colombiana.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Razón social: Tilano Arango S.A.S.
NIT: 901.442.639-0
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia.
Dirección: Diagonal 75A #33AA-46, interior 401, sector Laureles, Medellín.
Representante legal: Diego Alejandro Tilano Tavera.
Área encargada: Gerencia de Tilano Arango.
Correo: gerencia@tilanoarango.com
Teléfono y WhatsApp: (+57) 304 218 4002
Sitio web: www.tilanoarango.com
3. MARCO NORMATIVO
Esta política se fundamenta en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015. Se aplicarán, según corresponda, la Ley 1266 de 2008 respecto de información financiera y crediticia, la Ley 2300 de 2023 sobre contacto comercial y las instrucciones pertinentes de la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. ALCANCE Y TITULARES
Se aplica a los datos personales tratados en las actividades comerciales, inmobiliarias, administrativas y contractuales de la empresa, incluidos los de prospectos, clientes, propietarios, proveedores, aliados, contratistas y, cuando corresponda, trabajadores y candidatos. Los encargados que traten información por cuenta de la empresa deberán observar las obligaciones legales y contractuales aplicables.
5. PRINCIPIOS
El tratamiento se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
6. CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN
Según la finalidad, podrán tratarse datos de identificación y contacto; preferencias y necesidades inmobiliarias; ubicación del proyecto, presupuesto estimado, forma de pago y cronograma de inversión; comunicaciones e interacciones comerciales; información contractual y documentación financiera estrictamente necesaria para trámites solicitados. Los datos sensibles no se solicitarán como requisito de la atención comercial ordinaria.
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
a) Responder consultas y solicitudes de información; identificar necesidades y ofrecer alternativas de lotes, inmuebles, diseño, construcción y servicios conexos.
b) Elaborar propuestas, cotizaciones, estudios y documentos contractuales; programar reuniones, llamadas y visitas; gestionar negociaciones y prestar servicios contratados.
c) Orientar sobre alternativas de financiación y, cuando el titular lo solicite, gestionar la comunicación con aliados o entidades correspondientes, con las autorizaciones necesarias.
d) Administrar relaciones con clientes, proveedores, contratistas y colaboradores; cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales y legales.
e) Realizar seguimiento comercial, evaluar calidad de atención y analizar campañas y solicitudes.
f) Enviar novedades, lanzamientos, invitaciones y comunicaciones promocionales únicamente cuando exista autorización u otra habilitación legal aplicable, respetando preferencias de contacto y solicitudes de exclusión.
g) Atender peticiones, consultas, reclamos y solicitudes de ejercicio de derechos.
8. CANALES DE RECOLECCIÓN
Los datos podrán recibirse a través de la página web corporativa, WhatsApp Business, Facebook, Instagram, formularios de Meta Ads, correo electrónico y conversaciones gestionadas en ZOLUTIUM y por Alma. La información también puede provenir de interacciones directas del titular y de integraciones habilitadas entre estos servicios, con sujeción a las autorizaciones y condiciones aplicables.
9. HERRAMIENTAS DIGITALES, CRM E INTELIGENCIA ARTIFICIAL
La empresa utiliza ZOLUTIUM para organizar contactos, administrar solicitudes y dar seguimiento comercial. Alma es una asistente virtual basada en inteligencia artificial que apoya la atención inicial, identificación de necesidades y derivación de conversaciones al equipo humano. Estas herramientas pueden procesar datos de contacto, mensajes y preferencias que el titular suministre. El titular podrá solicitar atención humana por los canales oficiales. La empresa deberá informar las finalidades del tratamiento y verificar las condiciones de los proveedores; no se presumirá que los datos se utilizan para entrenar modelos de IA sin verificar los contratos y configuraciones.
10. AUTORIZACIÓN Y PRUEBA
Cuando sea exigible, la empresa obtendrá autorización previa, expresa e informada por medios físicos, electrónicos o conductas inequívocas legalmente válidas. Informará las finalidades, derechos y canales de atención y conservará evidencia de la autorización. El silencio no constituirá autorización. La autorización de contacto para responder una solicitud no se interpretará automáticamente como autorización ilimitada para publicidad futura.
11. DATOS SENSIBLES Y DE MENORES
El suministro de datos sensibles será facultativo, salvo las excepciones legales; cuando su tratamiento sea necesario, se informará expresamente esta condición y se cumplirán los requisitos correspondientes. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes respetará su interés superior y las reglas legales aplicables.
12. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares podrán conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando proceda; ser informados sobre el uso de su información; acceder gratuitamente a sus datos conforme a la ley; solicitar la revocatoria de la autorización o supresión cuando proceda; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio tras agotar el trámite correspondiente ante el responsable o encargado, cuando sea exigible.
13. CANALES Y PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Las solicitudes se dirigirán a la Gerencia mediante gerencia@tilanoarango.com, el teléfono (+57) 304 218 4002 o la dirección física indicada en la sección 2. El solicitante deberá aportar información suficiente para identificar al titular o acreditar su legitimación, describir la petición y señalar un medio de respuesta.
Consultas: se resolverán dentro de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible, se informará la razón y una nueva fecha, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos: si están incompletos, se requerirá subsanación dentro de cinco (5) días siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido. Una vez completo, se registrará la leyenda «reclamo en trámite» cuando corresponda. Se resolverá dentro de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción completa; de ser necesario, se informará la prórroga, que no excederá ocho (8) días hábiles adicionales.
14. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
La empresa implementará medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas para prevenir pérdida, adulteración, acceso, consulta o uso no autorizado o fraudulento. Estas incluirán controles de acceso, protección de credenciales, deberes de confidencialidad, gestión de incidentes y revisión de proveedores, de acuerdo con los riesgos y recursos de la operación. No se garantiza seguridad absoluta de ningún sistema.
15. PROVEEDORES, TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA
Los proveedores tecnológicos identificados actualmente son: (i) servicios de Meta utilizados para Facebook, Instagram, WhatsApp Business y Meta Ads, y (ii) ZOLUTIUM, para CRM y gestión de conversaciones, incluido el uso de Alma. Su rol jurídico específico —responsable independiente, encargado o tercero receptor— dependerá de cada servicio y de sus términos contractuales. La empresa verificará las condiciones de tratamiento, subencargados y ubicación del procesamiento y formalizará los acuerdos requeridos. Toda transmisión o transferencia internacional se realizará bajo los requisitos, garantías, autorizaciones o excepciones legalmente aplicables. La inclusión de un proveedor no implica que todos los datos se compartan con él.
16. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN
Los datos de prospectos que no se conviertan en clientes se conservarán, como criterio general, hasta veinticuatro (24) meses desde su última interacción comercial documentada, salvo que una obligación legal, contractual, un reclamo o una finalidad legítima debidamente sustentada exija otro plazo. Cumplido el término, se suprimirán o anonimizarán conforme a procedimientos seguros. Los datos de clientes, contratos, facturación, personal y proveedores se conservarán durante los plazos legales y contractuales que correspondan a cada categoría. La empresa deberá implementar un registro de fechas de última interacción y un procedimiento verificable de depuración.
17. COMUNICACIONES PROMOCIONALES
Las comunicaciones publicitarias se enviarán mediante canales autorizados y respetando las disposiciones sobre horarios, frecuencia y preferencias de contacto que resulten aplicables. El titular podrá solicitar el cese de mensajes promocionales escribiendo a gerencia@tilanoarango.com o por el canal en que fue contactado. La empresa registrará y aplicará las solicitudes de exclusión, sin afectar las comunicaciones necesarias para ejecutar contratos u obligaciones legales.
18. MODIFICACIONES
La empresa podrá actualizar esta política por cambios normativos, operativos o tecnológicos. Informará los cambios sustanciales en los términos exigidos por la normativa y obtendrá una nueva autorización cuando resulte necesaria. La versión vigente se mantendrá disponible en la página web.
19. APROBACIÓN Y VIGENCIA
Fecha de aprobación indicada por la empresa: 9 de noviembre de 2026.
Fecha de entrada en vigor: 9 de noviembre de 2026.
Versión: 1.0.
Esta política reemplaza la versión anterior desde su entrada en vigor, sin afectar obligaciones legales ni autorizaciones válidamente obtenidas. La empresa conservará evidencia documental de su aprobación por el representante legal.
Diego Alejandro Tilano Tavera
Representante legal — Tilano Arango S.A.S.
ANEXO A. TEXTO INFORMATIVO PARA FORMULARIOS
Tilano Arango S.A.S., NIT 901.442.639-0, utilizará los datos suministrados para atender tu solicitud, contactarte, conocer las necesidades de tu proyecto inmobiliario y brindarte asesoría sobre sus servicios. Podrá apoyarse en Meta y ZOLUTIUM, incluida su asistente virtual Alma, conforme a esta política. Puedes conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de tus datos cuando proceda, así como ejercer los demás derechos legales escribiendo a gerencia@tilanoarango.com. Consulta la Política de Tratamiento de Datos Personales en el enlace publicado en nuestro sitio web. Las comunicaciones promocionales adicionales requerirán la autorización o habilitación legal correspondiente.
ANEXO B. INSTRUCCIONES DE PUBLICACIÓN PARA EL WEBMASTER
Publicar el texto íntegro en una página pública, permanente y accesible sin inicio de sesión, preferiblemente bajo la sección «Política de Tratamiento de Datos Personales».
Proporcionar a la Gerencia la URL exacta y definitiva para incorporarla en los formularios de Meta Ads y demás puntos de recolección.
Comprobar lectura en móviles, accesibilidad, enlace desde el pie de página y disponibilidad del correo gerencia@tilanoarango.com.
Conservar copia de la versión publicada y registro de fecha de publicación.
Antes de publicar, la Gerencia debe confirmar que existe constancia de aprobación y validar las condiciones reales de Meta, ZOLUTIUM y Alma, así como los procedimientos de conservación y supresión.
TILANO ARANGO S.A.S. • Política de Tratamiento de Datos Personales • Versión 1.0